Le dépôt d'une demande de cofinancement s'effectue en plusieurs étapes:

La première étape consiste à prendre contact avec le Secrétariat technique commun (voir la page Contacts pour savoir qui contacter au sein du STC), puis à lui transmettre le pré-formulaire rempli. Ce pré-formulaire est un document destiné à permettre au Secrétariat technique commun de juger rapidement de l’éligibilité d’un projet, tout en limitant la charge de travail qui incombe au porteur de projet.

Si sur la base de cette description le projet semble éligible, le Secrétariat technique commun rencontre les partenaires du projet afin de prendre connaissance des actions envisagées de manière plus détaillée.

Lorsque toutes les questions relatives à l'éligibilité du projet sont clarifiées, le Secrétariat technique commun transmet au porteur de projet le formulaire de demande de concours communautaire qui une fois complété doit lui être renvoyé.

Une demande de cofinancement n'est déclarée recevable par le Secrétariat technique commun que lorsque celle-ci et toutes ses annexes sont complètes et correctes en allemand et en français.

Toutes les demandes de cofinancement déclarées recevables seront présentées par le Secrétariat technique commun au Groupe de travail pour examen technique et pour avis. Le Groupe de travail examine généralement chaque projet à au moins deux reprises avant de le transmettre avec un avis favorable, neutre ou défavorable au Comité de suivi.

Le Comité de suivi est l'instance décisionnelle du programme ; c'est à lui qu'incombe la décision d'accorder ou non un cofinancement à un projet.