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Etape 5 – Déposer une demande de cofinancement

Déposer une demande de cofinancement

Comment remplir une demande de cofinancement ?

La demande de cofinancement est constituée d’un formulaire et de plusieurs annexes spécifiques à chaque type de projet.

Elle contient toutes les informations nécessaires à l’analyse détaillée de l’éligibilité et de l’opportunité d’une proposition de projet.

Le formulaire de demande de cofinancement ne peut être complété que sur SYNERGIE-CTE.

L’accès au formulaire de demande de cofinancement sur SYNERGIE-CTE est matérialisé par la transmission d’identifiants. Ces identifiants sont fournis par le Secrétariat conjoint dès lors qu’un pré-formulaire complet et correct, tant sur la forme que sur le fond lui a été soumis.

Une aide au remplissage du formulaire est intégrée directement au formulaire, par le moyen d’un encart explicatif. En cas de difficultés n’hésitez pas à contacter votre interlocuteur au sein du Secrétariat conjoint. Celui-ci vous guidera dans la compréhension des champs à compléter.

Qui examine une demande de cofinancement ?

La demande de cofinancement est examinée par le Secrétariat conjoint

Le Secrétariat conjoint examine toutes les demandes de cofinancement à la lumière de l’ensemble des critères et règles du programme.

Il soutient les porteurs de projets dans les différentes étapes du montage d’une idée de projet ou d’une demande de cofinancement et apporte des avis, des recommandations et de l’aide pratique lors de l’élaboration du projet.

Lorsque vous avez déposé une demande de cofinancement

Le Secrétariat conjoint vérifie que le formulaire de demande (accompagné des annexes nécessaires) déposé est complet et en conformité avec les règles du programme, et en particulier avec les critères de sélection des projets, les règles relatives au financement du projet et les règles relatives à l’éligibilité des dépenses.

Si le Secrétariat conjoint estime que votre formulaire de demande n’est pas complet et/ou qu’une révision est nécessaire pour répondre à une ou plusieurs règle(s) du programme, il vous transmet ses observations sous la forme d’un rapport d’instruction détaillé. Vous êtes alors invité à adapter votre demande de cofinancement sur la base de ses remarques avant de la soumettre une nouvelle fois.

Une demande de cofinancement peut faire l’objet de plusieurs aller/retours entre le porteur de projet et le Secrétariat conjoint jusqu’à ce que qu’il conclut que la demande est correcte et complète tant sur la forme que sur le fond.

Il est possible, alors même que le Secrétariat conjoint ne puisse encore la déclarer correcte et complète, que tout ou partie d’une demande de cofinancement soit examinée par le Groupe de travail (ou plus rarement par le Comité de suivi).

Cet examen peut intervenir sur proposition du Secrétariat conjoint ou bien à la demande d’un ou plusieurs membre(s) des instances.

Lorsque la demande de cofinancement est complète et correcte

Quand le Secrétariat conjoint conclut que le formulaire de demande et les annexes nécessaires déposés via SYNERGIE-CTE sont complets et corrects vis à vis des règles du programme, il vous invite à transmettre une version papier signée de ces documents.

Une demande de cofinancement complète est constituée du formulaire de demande et l’ensemble des annexes nécessaires transmis :

  • sous forme électronique déposé dans SYNERGIE-CTE ; et
  • en format papier, signé.

Chaque demande de cofinancement complète et correcte est soumise aux instances du programme (Groupe de travail et Comité de suivi).

Le Secrétariat conjoint délivre un accusé de réception.

Lorsque le Secrétariat conjoint reçoit une demande de cofinancement complète et que toutes les règles formelles du programme sont respectées, il émet un accusé de réception à l’intention du porteur de projet.

La date de réception de la demande de cofinancement complète et correcte est mentionnée dans l’accusé de réception.

Elle constitue la date à laquelle, au plus tôt, les dépenses réalisées dans le cadre du projet peuvent être éligibles.

La possibilité est ainsi laissée à chaque projet, de placer le début de la mise en œuvre de ses mesures avant la date d’attribution du cofinancement par le Comité de suivi. Cependant la mise en œuvre du projet ne peut en aucun cas débuter avant la date mentionnée dans l’accusé de réception.

Attention !

  • Le porteur de projet peut engager des dépenses dans le cadre du projet à partir de la date de réception à ceci ses propres risques ;
  • En cas d’attribution d’un cofinancement au projet, ces dépenses seront remboursées à hauteur du taux de cofinancement appliqué et sous réserve du respect des règles d’éligibilité des dépenses.

L’éligibilité rétroactive des dépenses ne concerne que les dépenses qui auront été prévues dans la version de la demande de cofinancement acceptée par le Comité de suivi.

La demande de cofinancement est examinée par les instances du programme.

En principe une demande de cofinancement est soumise aux instances du programme (Groupe de travail et Comité de suivi) lorsque le Secrétariat conjoint la déclare complète et correcte au regard de l’ensemble des règles du programme.

Cependant, même avant ce stade, tout ou partie d’une demande de cofinancement peut être examinée par le Groupe de travail (ou plus rarement par le Comité de suivi), sur demande du Secrétariat conjoint ou bien d’un ou plusieurs membre(s) des instances.

L’examen du Groupe de travail

Chaque demande de cofinancement est examinée au moins une fois par le Groupe de travail à la lumière des critères de sélection des projets, mais il n’est pas rare qu’un projet soit examiné plusieurs fois.

Pour évaluer une demande de cofinancement, le Groupe de travail s’appuie sur des avis techniques et des évaluations de la part de ses membres.

Il peut :

  • inviter le porteur de projet à retravailler la proposition de projet et / ou, le cas échéant, soumettre des documents ou informations complémentaires, avant de la présenter à nouveau sa demande de cofinancement ;
  • transmettre le formulaire de demande ou la demande de cofinancement au Comité de suivi pour information et pour discussion complémentaire ;
  • transmettre la demande de cofinancement au Comité de suivi pour décision, avec un avis positif ou négatif concernant l’attribution d’un cofinancement.

Si une demande de cofinancement a fait l’objet de remarques de la part du Groupe de travail, sa version retravaillée devra être déposée dans SYNERGIE-CTE.

Le Secrétariat conjoint procédera à un nouvel examen de la demande et la transmettra au Groupe de travail avec ses remarques.

Chaque demande de cofinancement faisant l’objet d’un avis du Groupe de travail est transmise au Comité de suivi.

L’examen du Comité de suivi

Les demandes de cofinancement sont transmises au Comité de suivi une fois qu’elles ont été examinées par le Groupe de travail.

Les discussions du Comité de suivi peuvent avoir pour objet :

  • l’évaluation d’une ou de plusieurs proposition(s) de projets, en vue de leur contribution aux orientations stratégiques du programme. Ces discussions se basent sur un avis motivé du Groupe de travail et peuvent porter sur des pré-formulaires et des demandes de cofinancement. Les exigences formulées quant à la structure et au contenu des propositions de projets conditionnent la suite de la procédure de sélection ;
  • la décision de l’attribution ou non d’un cofinancement. Seules les demandes de cofinancement complètes peuvent faire l’objet de ces discussions. Elles se basent sur un avis positif ou négatif du Groupe de travail et ont pour résultat une prise de décision quant à l’attribution d’un cofinancement aux projets.

Délais, formalités

Suite au dépôt de votre demande de financement dans SYNERGIE-CTE, le Secrétariat conjoint vous informera par courriel, dans un délai de quatre semaines du résultat de son examen.

Pour être examinée, une demande de cofinancement, doit être parvenue au Secrétariat conjoint au plus tard 4 semaines avant la réunion concernée.

Pour être transmis au Groupe de travail, seul un formulaire de demande (ou le cas échéant, une demande de cofinancement) complet(e) et correct(e) sur le plan formel et conforme aux règles peut être présenté(e) aux instances du programme, doit être parvenu(e) au Secrétariat conjoint, dans un délai d’au moins 4 semaines avant la date de réunion visée.

Cependant, comme en règle générale il est rare qu’un formulaire de demande (ou, le cas échéant, une demande de cofinancement) soit complet(e) et correct(e), dès le premier examen, il est recommandé de contacter le Secrétariat conjoint très en amont de la date de réunion visée.

Pour présenter une demande de cofinancement complète – c’est à dire comprenant le formulaire de demande et l’ensemble des annexes –, les documents doivent être déposés auprès du Secrétariat conjoint :

  • sous forme électronique (sans signature) au plus tard à la date de l’échéance du délai ; et
  • en format papier, signé, mentionnant, au plus tard, la date d’expiration du délai, le cachet de la poste, ou si la demande est remise en main propre, le tampon d’entrée du Secrétariat conjoint, faisant foi.

Suite à la réunion du Groupe de travail, le Secrétariat conjoint vous informera par courriel, si possible dans un délai d’une semaine, du résultat de l’examen et, le cas échéant, des adaptations nécessaires à apporter à la demande de cofinancement, des éventuels documents et informations complémentaires à fournir ainsi qu’une date butoir pour leur transmission.

Ce délai devra être respecté pour que la proposition de projet puisse faire l’objet d’un nouvel examen lors de la réunion suivante du Groupe de travail. Si la date butoir ne peut être respectée, la demande sera présentée à la réunion du Groupe de travail suivante.

Suite à l’examen du Comité de suivi, vous serez informé par le Secrétariat conjoint par courrier, si possible dans un délai de deux semaines après la réunion du Comité de suivi, du résultat de l’examen de sa demande et, le cas échant, de l’attribution ou non d’un cofinancement à votre projet.