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Frais de personnel

Frais de personnel : principes de base et explication des différentes méthodes de valorisation

Les bénéficiaires du programme disposent de plusieurs possibilités pour justifier les frais de personnel :

  • Méthode 1 sur la base d’un taux forfaitaire correspondant au maximum à 20% des autres dépenses directes du projet
  • Méthode 2 sur la base d’un coût horaire déterminé avant le début du projet
  • Méthode 3 sur la base des frais de personnel réellement encourus et décaissés

La 1ère méthode n’est pas cumulable avec les méthodes 2 et 3 : elle ne peut être appliquée que si l’ensemble des bénéficiaires présentant des frais de personnel d’un projet l’appliquent. En revanche concernant les méthodes 2 et 3, chaque partenaire de projet peut décider, indépendamment des autres partenaires du projet, de la méthode qu’il souhaite appliquer. Dans le cadre d’un même projet et pour le même partenaire de projet peuvent ainsi se combiner plusieurs méthodes (2, 3.A et 3.B).

Le bénéficiaire doit clairement choisir la méthode la plus adaptée et expliquer son choix lors de l’instruction de la demande de concours communautaire. La méthode choisie est valable pour toute la durée du projet et ne pourra être modifiée que dans des cas exceptionnels et dûment justifiés.

N.B. : Seules les méthodes 1 et 3.B sont mobilisables pour les microprojets

Les 3 méthodes de valorisation des frais de personnel.

Principes de base et composition d’une dépense de personnel

Les dépenses de personnel éligibles correspondent dans les méthodes 2 et 3 au coût total employeur lié à des activités qui ont un lien direct avec le projet concerné et qui ne seraient pas réalisées par le bénéficiaire si l’opération n’était pas entreprise.

Ce coût total employeur est composé des salaires et gratifications ainsi que de tous les autres frais liés au paiement des salaires, dès lors qu’ils sont réellement supportés par l’employeur, soit le partenaire de projet. Les dépenses de personnel sont éligibles dès lors qu’elles sont :

  • engagées et payées par l’employeur et fixées dans un document d’emploi (correspondant à un contrat d’emploi/de travail, à un arrêté de nomination ou à une Convention de stage) ou dans la législation ;
  • conformes à la législation visée dans le document d’emploi et aux pratiques courantes dans le pays et l’organisation dans laquelle le membre du personnel concerné travaille effectivement ;
  • irrécouvrables par l’employeur.
Frais inéligibles :
  • les indemnités couvertes par la sécurité sociale (notamment en cas de maladie) si elles sont remboursées à l’employeur et ne sont pas endossées par ce dernier ;
  • les avantages en nature (voiture, logement etc.) dans la mesure où ils ne sont ni traçables, ni directement décaissées par l’employeur pendant la période d’éligibilité ;
  • Les indemnités du même type, qui découleraient uniquement du fait que des fonds communautaires sont perçus.

Le tableau suivant récapitule ce qu’est une dépense de personnel :

Frais de personnel - illustration 1
En cas d’absence prolongée d’une personne travaillant dans le cadre d’un projet INTERREG, l’employeur est tenu d’assurer la bonne réalisation des tâches prévues pour atteindre les objectifs du projet et dans le respect des coûts prévus par la mise en place d’un remplaçant.

Pour des raisons d’économie et de proportionnalité, les frais de personnels des personnes pour lesquelles il peut être estimé au moment de l’instruction qu’elles consacreront visiblement moins de 10% de leur temps de travail au projet sur sa durée totale, ne sont pas éligibles. Dans des cas exceptionnels et dûment justifiés, quand une personne ne travaille que pour une durée limitée de la vie du projet, ce pourcentage minimum peut être calculé en fonction de cette durée limitée et non de la durée globale du projet.

 

Version du 30.06.2016