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Les méthodes de valorisation

Méthode 1 : Détermination du montant des dépenses directes liées aux frais de personnel sur la base d’un taux forfaitaire de 20% appliqué à toutes les autres dépenses directes du projet concerné

Le montant des coûts de personnel éligibles est calculé sur la base d’un taux forfaitaire correspondant à un maximum de 20 % de toutes les dépenses directes, autres que les frais de personnel, de bureau et d’administration.

Le montant du taux forfaitaire applicable est calculé en fonction :

  • du montant total des coûts directs éligibles du projet, autres que les frais de personnel, de bureau et  d’administration, ainsi que
  • du volume des coûts éligibles imputés à une seule et même catégorie, par rapport au montant total des coûts éligibles du projet.

Le taux forfaitaire applicable pour chaque cas de figure est issu du tableau suivant :

Tableau Frais perso M1

Le taux applicable est déterminé lors de l’instruction de la demande initiale du projet et est fixé de manière définitive sans aucune possibilité de modification au cours de la réalisation ou lors de la clôture du projet.

Les frais de personnel correspondants, calculés sur cette base, sont réputés engagés et acquittés au fur et à mesure de la justification des dépenses directes éligibles autres que les frais de personnel, de bureau et d’administration. Le versement des fonds communautaires correspondants intervient alors proportionnellement au versement des fonds relatifs à ces autres dépenses éligibles directes.

Justificatifs à fournir :

Aucun justificatif à fournir

 Méthode 2 : Détermination du montant des dépenses directes liées aux frais de personnel sur la base d’un coût horaire du travail consacré au projet.

Un taux horaire sera défini pour chaque employé concerné sur la base du coût total employeur annuel indiqué dans les derniers documents d’emploi fournis et sur le temps de travail annuel à hauteur de 1 720 heures.

Taux horaire = Dernière moyenne annuelle des salaires bruts connue / 1.720 heures

Le taux horaire de chaque salarié est transmis au cours de l’instruction et reste fixé pour toute la durée du projet.

Le calcul du montant éligible consiste à multiplier, pour chaque salarié concerné, un coût horaire préalablement défini par le nombre d’heures de travail consacrées à l’opération.

En règle générale, la méthode 2 ne s’applique pas dans les cas suivants :

  • Le document d’emploi du salarié concerné indique un pourcentage de temps de travail consacré au projet. Dans ce cas, la méthode 3.A s’applique.
  • Le salarié concerné consacre tout son temps de travail au projet. Dans ce cas également, la méthode 3.A s’applique.
  • Il n’existe pas de justificatif du revenu sur les 12 derniers mois. Dans ce cas, la méthode 3.A (cf. 1er tiret) ou la méthode 3.B s’appliquent.
  • Le justificatif de revenu des 12 derniers mois se base (le cas échéant seulement en partie) sur un poste à temps partiel. Dans ce cas également, la méthode 3.A (cf. 1er tiret) ou la méthode 3.B s’appliquent.

Justificatifs à fournir :

A l’instruction du projet :

  • justificatifs du coût total employeur éligible des 12 derniers mois (incluant les charges patronales), permettant un contrôle des différentes catégories de coûts éligibles

Au cours de la réalisation du projet :

  • justificatifs de l’activité auprès du partenaire de projet, généralement contrat de travail ou arrêté de nomination
  • timesheets mensuels ou système équivalent de suivi du temps de travail, couvrant 100% du temps travaillé (y compris les heures travaillées en dehors du projet), signés par l’employé concerné et son ou sa supérieur hiérarchique.

Remarque :

Le nombre d’heures valorisées et payées dans le cadre du projet ne peut dépasser 10 par jour.Seules les heures réellement travaillées dans le cadre du projet seront prises en compte. Les jours de congé et de maladie sont déjà inclus dans la formule de calcul (1 720 heures) et ne peuvent être ajoutés dans les timesheets.

Méthode 3 : Détermination du montant des dépenses directes liées aux frais de personnel, sur la base des frais réellement encourus et décaissés

Option A) Sur la base d’un pourcentage fixe du temps de travail mensuel consacré au projet

*Cette méthode s’applique aux personnes qui :

  1. Travaillent exclusivement pour le projet.

Le fait que la personne concernée consacre la totalité de son temps de travail au projet doit être dûment justifié. Cela peut par exemple être justifié par un document d’emploi ou tout autre document à valeur contractuelle permettant de vérifier la validité de ces informations tels qu’une fiche de poste, une lettre de mission etc.

Justificatifs à fournir :

  • justificatifs de l’activité auprès du partenaire de projet, généralement contrat de travail ou arrêté de nomination
  • preuve que le salarié travaille exclusivement pour le projet
  • justificatifs du coût total employeur mensuel, permettant un contrôle des différentes catégories de coûts éligibles

Le coût total employeur mensuel éligible sera pris en compte.

2. Consacrent une part fixe de leur temps de travail à des activités liées au projet.

Un justificatif mentionnant explicitement le pourcentage fixe du temps de travail mensuel consacré au projet par la personne concernée doit être fourni. Cela peut par exemple être justifié par un document d’emploi ou tout autre document à valeur contractuelle permettant de vérifier la validité de ces informations tels qu’une fiche de poste, une lettre de mission etc. Le calcul des frais de personnel éligibles consiste à multiplier la part de temps de travail consacré au projet d’une personne par ses frais de personnels mensuels réels.

Justificatifs à fournir :

  • justificatifs de l’activité auprès du partenaire de projet, généralement contrat de travail ou arrêté de nomination
  • justificatifs du pourcentage de temps de travail fixe consacré au projet
  • justificatifs du coût total employeur mensuel, permettant un contrôle des différentes catégories de coûts éligibles

Remarque :

La transmission d’un timesheet n’est pas nécessaire dans le cadre de cette méthode.

Option B) Sur la base d’un pourcentage variable du temps de travail mensuel consacré au projet

Cette méthode s’applique aux employés qui ne travaillent pas exclusivement pour le projet et pour lesquels la participation au projet varie de mois en mois. En raison de la charge administrative que cette solution engendre, cette méthode ne devrait s’appliquer que lorsque les méthodes 2 et 3 A) ne conviennent pas.

Dans ce cas, le taux horaire est calculé en divisant le coût total employeur mensuel par le nombre d’heures mensuelles théoriquement travaillées. Le taux horaire est alors multiplié par le nombre d’heures mensuelles travaillées et comptabilisées dans le cadre du projet (dans la limite des 10 heures par jour) au moyen d’un timesheet.

En France, le nombre d’heures mensuelles contractuelles théoriquement travaillées est fixé à 151,67.

Dans le Bade-Wurtemberg et la Rhénanie-Palatinat, ce nombre correspond aux heures hebdomadaires contractuelles théoriques telles que fixées dans le document d’emploi, multiplié par 4,34.
Les primes sont éligibles dans la mesure où elles respectent les deux critères suivants :

  • elles sont prévues dans un document d’emploi, une convention collective ou par la loi ;
  • elles ne découlent pas uniquement du fait que des fonds communautaires sont perçus.
  • Lorsque leur montant respectif ne dépasse pas un salaire brut mensuel hors primes, perçu dans des
    conditions normales de travail, celles-ci peuvent être prises en compte intégralement dans le calcul
    du coût total employeur dans les mois où elles ont été payées.

Si leur montant est supérieur à un salaire brut mensuel hors primes, perçu dans des conditions normales de travail, les primes doivent être proratisées par le bénéficiaire à l’aide d’un tableau dédié fourni par l’Autorité de gestion. Le montant ainsi obtenu correspond à la part de la prime qui peut être présentée.

Justificatifs à fournir :

  • justificatifs de l’activité auprès du partenaire de projet, généralement contrat de travail ou arrêté de nomination
  • justificatifs du coût total employeur mensuel (incluant les charges patronales), permettant un contrôle des différentes catégories de coûts éligibles
  • Timesheets mensuels ou système équivalent de suivi du temps de travail, couvrant 100% du temps travaillé (y compris les heures travaillées en dehors du projet), signés par le salarié concerné et son ou sa supérieur hiérarchique.
  • le cas échéant, tableau de proratisation de(s) prime(s)

Remarque :

Le nombre d’heures valorisées et payées dans le cadre du projet ne peuvent dépasser 10 par jour. Seules les heures réellement travaillées dans le cadre du projet sont prises en compte. Les jours de congé et de maladie ne sont pas valorisables dans le cadre de cette méthode.

Version du 08.12.2016