Infos complémentaires
 
 
Conservation des pièces et comptabilité

Conservation des pièces originales

Les bénéficiaires transmettent à l’Autorité de gestion les copies de l’ensemble des justificatifs à produire dans les 3 cas présentés ci-dessus. L’ensemble des justificatifs en version originale devront être conservés sur place chez le bénéficiaire qui présente des dépenses dans le cadre d’un projet.

Les documents doivent être conservés sous forme d’originaux ou de copies certifiées conformes aux originaux, ou sur des supports de données communément admis contenant les versions électroniques des documents originaux ou les documents existant uniquement sous forme électronique.

La procédure de certification de la conformité des documents conservés doit être garantie et fiable à des fins d’audit.

De même, lorsque des documents n’existent que sous forme électronique, les systèmes informatiques utilisés respectent des normes de sécurité reconnues garantissant la conformité des documents conservés avec les prescriptions légales nationales ainsi que leur fiabilité à des fins d’audit.

En cas de contrôle, les pièces doivent pouvoir être rapidement mises à disposition des auditeurs qui se présentent auprès du bénéficiaire.

À la clôture du projet, l’Autorité de gestion informera le porteur de projet de la date à partir de laquelle le délai de deux ans court, pendant lequel l’ensemble des justificatifs en version originale devra être conservé.

Comptabilité séparée

Pour toutes les dépenses liées au projet, le bénéficiaire doit utiliser, soit un système de comptabilité distinct, soit un code comptable adéquat.

 

Version du 30.06.2016