Infos complémentaires
 
 
Frais de déplacement et d’hébergement

Description et principes généraux

Déplacement nécessaire au projet

Pour être éligible, le déplacement doit être nécessaire au projet. Les informations sur la destination, la durée et la finalité du déplacement sont à fournir. Dans tous les cas, un document ou une mention devra attester de l’intérêt du déplacement par rapport au projet afin de prouver le lien avec le projet.

Comme stipulé précédemment, les frais de déplacement doivent se situer dans un cadre raisonnable et respecter le principe d’économie et de proportionnalité.

Modalités de prise en charge des frais

Les frais de déplacement sont éligibles s’ils sont réalisés et pris en charge par la structure bénéficiaire. Seuls les couts directs sont éligibles.

Les frais peuvent cependant ne pas être pris en charge directement par la structure bénéficiaire. Si les frais sont avancés par un employé, la dépense reste éligible à condition qu’elle soit remboursée à l’employé par la structure bénéficiaire. Les frais de déplacement de personnes externes à la structure, faisant partie des groupes cibles[1] des actions ne sont pas éligibles, y compris s’ils sont remboursés par la structure bénéficiaire.

Si l’employeur rembourse les frais de déplacement, d’hébergement ou de restauration sur la base d’un forfait (barème forfaitaire ou indemnité), c’est ce dernier qui est pris en compte. Les dépenses remboursées sous forme de forfait ne sont pas éligibles au réel, en sus du forfait.

Les frais de déplacement doivent être justifiés ainsi que, le cas échéant, les modes de calcul des montants présentés. Ils sont présentés en Euro.

Frais de déplacement, d’hébergement et de restauration se rapportant à des experts externes et à des prestataires de services

Les dépenses de déplacement, d’hébergement et de restauration des tierces-personnes effectuées dans le cadre d’une prestation de service sont éligibles dans la catégorie budgétaire « Frais liés au recours à des compétences et à des services externes ».

Pour plus d’informations, se reporter à la page « Frais liés au recours à des compétences et à des services externes »

Dépenses entrant dans cette catégorie

Frais de déplacement

Exemple de frais de déplacement éligibles : les titres de transport, l’assurance voyage, les frais de carburant, les frais kilométriques des véhicules, les frais de péage et les frais de stationnement

En règle générale, les frais de carburant sont inclus dans les frais kilométriques. Si les frais kilométriques sont présentés par le bénéficiaire[2], les frais de carburant ne sont pas éligibles.

Les cartes de réduction pour les transports en commun sont éligibles si la carte de réduction a été remboursée à l’employé par la structure bénéficiaire et s’il est établi que la carte de réduction permet à la structure bénéficiaire de réaliser une économie pour les frais de déplacement du titulaire de la carte (le coût de la carte de réduction compris).

Frais de restauration

Les frais de restauration sont éligibles à concurrence de 30,00 € TTC par personne et par repas[3], avec un maximum de deux repas par jour (pause-café incluse). Pour les repas pris en Suisse, le plafond est augmenté à 40,00 € TTC.

Frais d’hébergement

Les frais d’hébergement sont éligibles à concurrence de 150,00 € TTC par personne et par nuit. Ce montant maximal vaut également pour les nuitées en Suisse.

Frais de visas

Les frais de visa sont éligibles seulement pour les personnes travaillant pour la structure bénéficiaire et s’ils sont payés par la structure bénéficiaire. Les frais de visas d’intervenants extérieurs ne sont en principe pas éligibles, sauf pour des cas dûment justifiés.

Indemnités journalières

Justificatifs à transmettre

Justificatifs pour les dépenses remboursées sur la base de frais réels

Le lien avec le projet ainsi que l’objet du déplacement peuvent être attestés avec les documents suivants : ordre de mission, ordre du jour d’une réunion, compte-rendu de réunion ou tout document attestant du lien avec le projet et de sa nécessité pour la bonne mise en œuvre du projet.

Les montants présentés pour les frais de déplacement et d’hébergement peuvent être justifiés par les documents suivants : état des frais, facture mentionnant le projet ou tout document attestant du coût du déplacement[4].

Pour les frais de déplacement, il est également nécessaire de prouver que le déplacement a bien eu lieu. Pour cela, une copie des titres de transport oblitérés est à fournir. En cas de perte ou d’indisponibilité des titres de transport, la réalité du déplacement peut être justifiée par d’autres pièces telles que des photos, la liste d’émargement, la copie d’un billet-retour oblitéré, etc.…

Le décaissement des frais de déplacement sont à étayer par une pièce justificative comptable.

Outre les documents cités ci-dessus, une preuve du remboursement des frais de l’employé par la structure bénéficiaire est à fournir, dans le cas où les frais présentés n’ont pas été pris en charge directement par la structure. Seules les dépenses apparaissant sur la preuve de remboursement à l’employé sont éligibles.

Justificatifs pour les dépenses remboursées en application d’une indemnité journalière ou d’un barème fixé par la structure

Le lien avec le projet ainsi que l’objet du déplacement peuvent être attestés avec les documents suivants : ordre de mission, ordre du jour d’une réunion, compte-rendu de réunion ou tout document attestant du lien avec le projet.

Si les dépenses sont remboursées sur la base d’un forfait, l’état des frais faisant apparaître l’indemnité ou le barème applicable est à transmettre pour justifier des montants présentés. Ils devront également être transmis à l’Autorité de gestion, avec la demande de versement contenant les frais de déplacement, d’hébergement ou de restauration.

En cas de justification sur la base d’indemnités ou de barèmes forfaitaires, la réalité du déplacement est attestée au travers de l’état de frais faisant apparaître les forfaits.

Le décaissement des frais de déplacement sont à étayer par une pièce justificative comptable.

[1] Par exemple les participants d’une formation ou d’une manifestation etc.

[2] En cas de déplacement en voiture de service ou en voiture privée

[3] Boissons comprises

[4] Titre de transport faisant apparaître le prix, quittance, reçu…

 

Version du 30.06.2016