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Frais d’équipement

Dépenses d’équipement : description et principes généraux

Sont considérées comme dépenses d’équipement toutes dépenses engagées dans une opération d’acquisition, de location ou de crédit-bail.

  • Seules les dépenses d’équipement qui ont un lien direct avec la réalisation du projet et nécessaires à la réalisation du projet sont éligibles.
  • Les dépenses d’équipement sont soumises au respect des règles en matière de marchés publics (voir fiche thématique Marchés publics en cours d’élaboration).
  • Les biens d’équipement doivent être acquis aux prix habituellement acceptés sur le marché considéré.
  • Les dépenses d’équipement doivent, le cas échéant, respecter le principe de pérennité du projet selon lequel un projet comprenant un investissement dans un équipement ne peut pas faire l’objet de modifications importantes en lien avec ses objectifs et sa nature dans les cinq années à compter du paiement final de l’aide européenne sous peine de devoir la rembourser.

Liste des dépenses de cette catégorie

Les dépenses relatives au financement des équipements achetés, loués ou pris à bail par le bénéficiaire de l’opération sont limitées aux éléments suivants:

  • Le matériel de bureau;
  • Le matériel et les logiciels informatiques;
  • Le mobilier et les accessoires;
  • Le matériel de laboratoire, y compris les consommables scientifiques;
  • Les machines et instruments;
  • Les outils ou dispositifs;
  • Les véhicules;
  • Tout autre équipement spécifique nécessaire aux opérations.

En cas d’acquisition d’un bien d’équipement pendant la période de réalisation du projet

En cas d’acquisition d’un bien d’équipement, plusieurs cas de figure sont à distinguer :

  1. Si l’équipement est acheté en vue d’une utilisation exclusive pour les actions du projet, pendant et après la période de soutien communautaire, les frais d’acquisition sont éligibles dans leur totalité.

Justificatifs à fournir

  • L’utilisation exclusive de l’équipement pour le projet doit être établie si possible dès l’instruction
  • copie de la facture acquittée et preuve de paiement
  • Mention du lien avec le projet

2. S’il est établi qu’après la période de soutien communautaire du projet, l’équipement acheté n’est plus exclusivement consacré aux actions réalisées pour le projet, les frais d’acquisition sont éligibles dans leur intégralité s’ils ne dépassent pas 1 000 € HT.

Justificatifs à fournir

  • copie de la facture acquittée et preuve de paiement
  • Mention du lien avec le projet

3. S’il est établi qu’après la période de réalisation du projet, l’équipement acheté n’est plus exclusivement consacré aux actions réalisées pour le projet, les frais d’acquisition ne sont éligibles qu’en partie s’ils sont supérieurs à 1 000 € HT. Dans ce cas, l’équipement devra être proratisé en fonction de la durée de réalisation du projet et de la durée d’amortissement du bien. Le calcul des coûts d’amortissement éligibles correspondant à l’utilisation de l’équipement pendant la période de réalisation du projet peut être effectué sur la base de la formule suivante : prorata (durée de réalisation du projet / durée de l’amortissement, voir formule ci-dessous) ou bien sur la base d’un plan d’amortissement. Dans ce dernier cas de figure, veuillez-vous référer au point 3. b)

Formule de calcul :

Frais d'équipement - illustration 1

Justificatifs à fournir

  • copie de la facture acquittée et preuve de paiement
  • mention du lien avec le projet
  • document justifiant de la durée d’amortissement choisie et/ou plan d’amortissement

Règles spécifiques aux charges d’amortissement d’une dépense d’équipement

Il s’agit de la valorisation des charges d’amortissement relatives à des biens d’équipement acquis avant la période de réalisation du projet.

Principes généraux 

  1. Les dépenses d’amortissement de biens neufs à la date de mise en immobilisation (mobiliers, d’équipements, de véhicules, d’infrastructures, d’immeubles et terrains) sont éligibles si les conditions suivantes sont réunies (sauf dispositions plus restrictives prévues en matière d’aide d’État) :
  • Les frais d’acquisition sont supérieurs à 5 000 € HT
  • le bien amorti est nécessaire au projet
  • les dépenses éligibles sont calculées au prorata de la durée d’utilisation du bien amorti pour la réalisation du projet.
  • des aides subventions publiques (nationales, locales, européennes) n’ont pas déjà contribué à l’acquisition de ces biens. Une déclaration sur l’honneur (datée, signée) du propriétaire du bien attestant que ce bien n’a pas déjà été financé par des aides publiques est à fournir, indiquant les dates de début et de fin d’amortissement du bien.
  • les dépenses éligibles sont calculées selon les normes comptables admises et justifiées par la présentation de tout document comptable probant.
  1. Les dépenses d’amortissement et l’achat du bien ne peuvent pas être financés de façon cumulative.

Justificatifs à fournir

  • copie de la facture acquittée et preuve de paiement
  • mention du lien avec le projet
  • document justifiant de la durée d’amortissement choisie et/ou plan d’amortissement
  • le cas échéant, justification du prorata utilisé

Règles spécifiques au matériel d’occasion

Les coûts d’achat de matériel d’occasion peuvent être éligibles si les conditions suivantes sont remplies:

  • Le matériel n’a pas déjà été financé par une aide européenne au cours des cinq dernières années ;
  • Le prix du matériel ne dépasse pas les coûts habituellement acceptés sur le marché considéré et doit être inférieur au coût de matériel similaire à l’état neuf;
  • Le matériel présente les caractéristiques techniques nécessaires à l’opération et il est conforme aux normes en vigueur.

Justificatifs à fournir

  • le vendeur du matériel fournit une déclaration sur l’honneur (datée et signée) attestant que le matériel a été acquis neuf, accompagnée de la copie de la facture initiale relative à l’achat de matériel neuf par le vendeur ;
  • le vendeur fournit une déclaration sur l’honneur (datée, signée) attestant que ce bien n’a pas déjà été financé par une aide européenne au cours des cinq dernières années ou toute autre pièce de valeur probante équivalente
  • Le prix du matériel d’occasion doit être inférieur au coût de matériel similaire à l’état neuf : cette condition est justifiée sur la base d’au moins deux devis, ou sur la base d’un autre système approprié d’évaluation tel que des coûts de référence, pour un matériel équivalent ;

Règles spécifiques aux opérations de crédit-bail / leasing

Les dépenses engagées dans le cadre d’opérations de crédit-bail sont éligibles au cofinancement européen dans les conditions suivantes :

Aide octroyée au bailleur

Si le bailleur bénéficie de l’aide européenne qui est utilisée pour réduire les loyers versés par le preneur pour les biens faisant l’objet du contrat de crédit-bail, les conditions suivantes doivent être observées :

  1. Les contrats de crédit-bail bénéficiant d’une aide européenne doivent comporter une clause de rachat ou prévoir une période de bail minimale équivalente aux durées mentionnées dans l’article 71 du règlement (UE) n° 1303/2013 ou à la durée de vie utile du bien faisant l’objet du contrat si cette dernière est inférieure aux durées fixées dans l’article 71 du règlement (UE) n° 1303/2013.
  2. En cas de fin de contrat anticipée qui n’aurait pas été approuvée par les autorités compétentes, le bailleur rembourse aux autorités concernées la part de l’aide européenne correspondant à la période de bail restant à courir.
  3. L’achat du bien par le bailleur, justifié par une facture acquittée ou une pièce comptable de valeur probante équivalente, constitue la dépense éligible. Le montant maximal éligible de l’aide européenne ne doit pas dépasser la valeur marchande du bien loué.
  4. Les coûts autres que les dépenses visées au point 3 et liés notamment au contrat de crédit-bail tels que les taxes, marges du bailleur, coûts de refinancement, frais généraux et frais d’assurance ne sont pas des dépenses éligibles.
  5. L’aide européenne versée au bailleur doit être utilisée intégralement au profit du preneur soit par la voie d’une réduction uniforme du montant de tous les loyers sur la période de bail, soit selon un échéancier des réductions fixé par une clause du contrat ou par tout autre document probant, ne pouvant excéder la durée du bail.
  6. Le bailleur apporte la preuve que l’aide européenne sera transférée intégralement au preneur en établissant une ventilation des loyers ou en appliquant une méthode alternative fournissant une assurance équivalente
  7. Les coûts visés au point 4, l’utilisation des bénéfices fiscaux résultant de l’opération de crédit-bail et les autres conditions du contrat sont équivalents à ceux qui sont applicables en l’absence d’une aide européenne.

Une convention tripartite (autorité de gestion, bailleur, preneur) est nécessaire pour déterminer les missions et les responsabilités de chacun.

Une copie du contrat de bail est à fournir au Secrétariat conjoint lors de l’instruction du projet.

Aide octroyée au preneur

Si le preneur est le bénéficiaire de l’aide européenne, les conditions suivantes doivent être respectées :

  1. Les loyers versés au bailleur par le preneur, justifiés par une pièce comptable de valeur probante, constituent une dépense éligible au cofinancement.
  2. En cas de contrat de crédit-bail contenant une clause de rachat ou prévoyant une période de bail minimale équivalente à la durée de vie utile du bien faisant l’objet du contrat, le montant maximal éligible au cofinancement européen ne doit pas dépasser la valeur marchande du bien loué. Les autres coûts liés au contrat de bail ne sont pas des dépenses éligibles.
  3. L’aide européenne liée aux contrats de crédit-bail visés au point c est versée au preneur en une ou plusieurs tranches selon les loyers effectivement payés. Lorsque la durée du contrat de crédit-bail dépasse la date finale prévue pour la prise en compte des paiements au titre de l’aide européenne, seules les dépenses liées aux loyers dus et payés par le preneur jusqu’à la date finale du paiement au titre de l’aide sont éligibles.
  4. En cas de contrat de crédit-bail ne comportant pas de clause de rachat, et dont la durée est inférieure à la période correspondant à la durée, selon les cas, de cinq ou de trois ans, mentionnée à l’article 6 du décret fixant les règles nationales d’éligibilité des dépenses, ou de vie utile du bien faisant l’objet du contrat si cette dernière est inférieure aux durées mentionnées à l’article 6, les loyers sont éligibles au cofinancement européen proportionnellement à la période de l’opération éligible. Le preneur doit apporter la preuve que le crédit-bail était la méthode la plus rentable ou la seule accessible pour obtenir la jouissance du bien. S’il s’avère que les coûts auraient été inférieurs en cas de recours à une méthode alternative (location d’équipements par exemple), les frais additionnels sont déduits des dépenses éligibles.

Une convention tripartite (autorité de gestion, bailleur, preneur) est nécessaire pour déterminer les missions et les responsabilités de chacun.

Une copie du contrat de bail tenant compte de l’aide européenne est à fournir au Secrétariat conjoint lors de l’instruction du projet.

Vente et cession-bail

Les loyers versés par un preneur dans le cadre d’un régime de vente et de cession-bail sont éligibles à condition que le preneur n’ait pas reçu tout ou partie de la subvention correspondante.

L’opération peut alors être assimilée à un financement par voie de crédit-bail accordé au preneur conformément au présent b).

Les frais d’acquisition du bien ne sont pas éligibles au cofinancement européen.

 

Version du 30.06.2016