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Prestations externes

Description et principes généraux des frais liés au recours à des compétences et à des services externes

Cette catégorie de coûts regroupe les dépenses en lien avec le projet de services et d‘expertises externes qui ne sont pas fournies par le partenaire du projet lui-même, mais par un prestataire externe (établissement de droit public ou privé ou personne physique) sur la base d’un document contractuel, d’une convention écrite, d’une facture ou d’un formulaire de remboursement. Sont notamment compris ici les frais en rapport avec la mise en œuvre du projet tels que la réalisation d’études, les prestations de traduction, les dépenses de communication ou l’organisation de manifestation. Une liste exhaustive des dépenses éligibles sous cette catégorie de coûts est fournie ci-dessous.

Les dépenses relevant de cette catégorie de coûts sont diverses et se différencient éventuellement de manière très nette au niveau des justificatifs requis. Il s’agit ainsi de prêter une attention particulière aux pièces à transmettre afin de permettre une justification appropriée de chaque dépense du projet.

Les règles de mise en concurrence sont notamment à prendre en considération lors de la passation de commandes de toute sorte à des prestataires externes. Le choix du prestataire doit être documenté de manière appropriée. L’ensemble des justificatifs relatifs à la mise en concurrence sont à transmettre à l’Autorité de gestion. Les couts relatifs à l’attribution de prestations à des partenaires du projet (qu’il s’agisse de partenaires cofinanceurs ou associés) ne sont pas éligibles. Des informations plus détaillées en lien avec ce point se trouvent dans la fiche thématique „Mise en concurrence“.

Pour les dépenses de communication, certaines dispositions en matière d’information et de publicité, définies au niveau de l’Union européenne et du Programme INTERREG IV A Rhin supérieur, doivent également être respectées impérativement. Des informations plus détaillées en lien avec ce point se trouvent dans la fiche thématique „Communication“.

Pour des dépenses en lien avec des déplacements, des manifestations, des réunions etc., des informations portant sur le motif, la durée, le lieu, le nombre de participants etc. sont à transmettre.

Les Werkverträge sont à rattacher à cette catégorie de coûts (et non pas dans la catégorie Frais de personnel).

Liste des dépenses de cette catégorie

  • Frais de déplacement et d’hébergement des experts externes, des orateurs, des présidents de réunions et des prestataires de services;
  • Formation;
  • Participation à des évènements (par exemple droits d’inscription)
  • Services liés à l’organisation et à la mise en œuvre d’évènements ou de réunions (y compris loyer, restauration ou interprétariat).
  • Traductions;
  • Promotion, communication, publicité ou information liées à une opération ou à un programme de coopération en tant que tels;
  • Frais pour des cadeaux dont la valeur est inférieure à 50 € et en lien avec des actions de promotion, de communication, de publicité ou d’information;
  • Études ou enquêtes (par exemple, évaluations, stratégies, notes succinctes de présentation, plans de conception, manuels);
  • Systèmes informatiques et développement, modifications et mises à jour du site web;
  • Gestion financière;
  • Conseil juridique et services notariaux, expertise technique et financière, autres services de consultance et de comptabilité;
  • Droits de propriété intellectuelle;
  • Garanties fournies par une banque ou toute autre institution financière dans les cas prévus par le droit de l’Union ou le droit national ou dans un document de programmation adopté par le comité de suivi;
  • Autres compétences et services spécifiques nécessaires aux opérations.
  • Consommables scientifiques
  • Honoraires d’artistes en lien avec des manifestations de communication (Manifestation de lancement ou de clôture)

Justificatifs à fournir

  • Copie des factures originales ou de justificatifs comptables de valeur équivalente
  • Preuve de paiement
  • Le cas échéant, justification du taux de change : pièces justificatives prouvant aussi bien que le montant ordonné dans la monnaie étrangère que le montant décaissé en Euro.

Justificatifs supplémentaires

Dans certains cas, des justificatifs supplémentaires sont à fournir pour les dépenses de cette catégorie. Il est à noter que la liste ci-dessous ne constitue que des exemples. Un listing exhaustif des pièces à fournir n’est pas possible au vu de la diversité des dépenses de cette catégorie. Les documents transmis doivent cependant permettre de garantir que :

  • le lien avec le projet est clair.
  • le contrôle du respect des obligations d’information et de publicité est possible.
  • la documentation relative à la mise en concurrence est suffisante.

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Version du 16.12.2015