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Principes de justification des dépenses

Justification des dépenses et conservation des pièces

Dépenses réelles effectivement encourues et payées

Une dépense éligible réelle est effectivement encourue et effectivement payée par le bénéficiaire pendant la période de réalisation. C’est lui qui la réalise et qui en supporte le coût.

Les dépenses effectivement encourues sous forme de paiements en argent doivent être justifiées par des copies de factures ou de pièces de valeur probante équivalente comportant toutes les mentions suivantes :

  • la date du document
  • le nom du partenaire qui a réalisé la dépense (débiteur)
  • le nom du bénéficiaire du paiement (créditeur)
  • l’objet de la dépense (si l’objet de la dépense n’est pas explicite, celui-ci devra être précisé sur la facture ou sur un document joint)

De plus, pour être déclarées éligibles par l’Autorité de gestion, les pièces justificatives originales des dépenses (facture ou autre pièce justificative de valeur probante équivalente) doivent autant que possible mentionner le titre du projet et le lien entre la dépense et le projet. Idéalement, elles devraient également mentionner le nom du programme INTERREG V Rhin Supérieur.

En l’absence de facture, les dépenses doivent être attestées par des pièces comptables de valeur probante équivalente dont la nature doit être validée par le Secrétariat technique commun au moment de l’instruction de la demande et au plus tard par l’Autorité de gestion au moment du contrôle des dépenses.

Tickets de caisse

Les tickets de caisse peuvent être considérés comme des pièces comptables de valeur probante équivalente aux factures pour justifier d’une dépense, à condition que soient précisées toutes les mentions suivantes :

  • la date du document ;
  • l’objet de la dépense (si l’objet de la dépense n’est pas explicite, celui-ci devra être précisé sur la facture ou sur un document joint)
  • le montant de la dépense doit être inférieur ou égal à 200 euros TTC. Au-delà de ce montant, pour être déclarée éligible, une dépense doit être justifiée par une facture.

Facturation interne

Les dépenses résultant d’une facturation interne au sein d’une institution participant au projet en tant que partenaire, ne peuvent être déclarées éligibles, que si le détail de la composition des coûts apparaît clairement et si chacun de ces coûts est éligible et dûment justifié par les pièces correspondantes.

Facturation entre partenaires

Les dépenses résultant d’une facturation d’un bien ou d’un service entre deux partenaires (qu’ils soient bénéficiaires, partenaires cofinanceurs ou non cofinanceurs) ne sont pas éligibles.

Preuve de l’acquittement

Enfin, les dépenses ne peuvent être considérées comme éligibles que si la preuve de leur acquittement c’est-à-dire de leur paiement effectif a été établie. Cette justification peut être effectuée par le biais de :

  • l’état récapitulatif des dépenses attestées acquittées par une personne habilitée à attester du décaissement.
  • la copie des relevés de compte bancaire du bénéficiaire, faisant apparaître le débit et la date de débit correspondante
  • les copies des factures, attestées acquittées par les fournisseurs, ou pièces comptables valeur probante équivalente, établies ou attestées par un tiers qualifié

Quelle que soit la justification choisie, les informations suivantes doivent être mentionnées :

  • la date d’acquittement de la dépense (c’est-à-dire la date à laquelle la dépense a été débitée du compte de l’organisme payeur)
  • le cas échéant, le taux de change utilisé. Si nécessaire, l’Autorité de gestion pourra demander une traduction de la facture dans une des langues du programme.

Cas particulier : la justification du taux de change

Les dépenses éligibles doivent être présentées en euros à l’Autorité de gestion.

Les dépenses engagées dans une monnaie autre que l’euro doivent être converties en euros par le bénéficiaire. Les règles internes relatives à la conversion en euros du bénéficiaire qui réalise et paye les dépenses sont valables.

En l’absence de ces règles internes, la conversion en euros sera effectuée sur la base du taux de change comptable mensuel de la Commission en vigueur le mois au cours duquel les dépenses ont été engagées.

Le taux de change mensuel de la Commission européenne est accessible par voie électronique via le lien ci-dessous:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

Afin de justifier du taux de change utilisé en cas de facture libellée dans une monnaie autre que l’euro, des justificatifs permettant d’identifier à la fois le montant engagé dans une monnaie autre que l’euro et le montant décaissé du compte bénéficiaire en euros (par exemple des extraits de compte) doivent être fournis.

Charges sociales des dépenses de personnel

En ce qui concerne les charges sociales des dépenses de personnel, la preuve de l’acquittement peut être la copie des attestations URSSAF (pour les bénéficiaires français) ou toute autre pièce de valeur probante équivalente.

L’Autorité de gestion, l’organisme payeur, les autorités d’audit, de certification et de contrôles nationaux peuvent demander tout document ou pièce originale nécessaire à l’établissement de la preuve de la réalisation du projet ou de l’acquittement, à des fins de vérifications sur pièces et sur place.

Dépenses sous la forme d’apports en nature ou d’amortissements

Contrairement aux dépenses réelles, les apports en nature et charges d’amortissement ne sont pas effectuées sous la forme de mouvements financiers (avec décaissement).

Les apports en nature éligibles correspondent à des apports, sans contrepartie financière, spécifiquement mobilisés pour la mise en œuvre du projet. Il peut s’agir de la valorisation d’un apport de terrains ou de biens immeuble, de biens d’équipement ou de matériaux, d’une activité professionnelle ou d’un travail bénévole. Ces dépenses ne sont éligibles que si certaines conditions sont remplies:

  • Les apports en nature doivent être prévus à l’instruction du projet et présentés en équilibre en dépenses (budget du projet) et en ressources (plan de financement).
  • Leur valeur est certifiée par un expert indépendant qualifié ou un organisme officiel dûmentagréé (par exemple : notaire etc).
  • Leur valeur est documentée de façon adéquate.
  • Le montant de la subvention publique versée à l’opération ne doit pas dépasser le montanttotal des dépenses éligibles, déduction faite du montant de l’apport en nature.

Les modalités concernant les charges d’amortissements sont détaillées dans la partie relative aux « frais d’équipement »

Dépenses justifiées via la méthode des coûts simplifiés

Les dépenses éligibles présentées par un bénéficiaire peuvent être calculées selon les méthodes des coûts simplifiés. Avec ces méthodes, il n’est plus nécessaire de justifier les coûts à l’Autorité de gestion avec des pièces justificatives individuelles. En revanche, c’est la vérification de la réalisation effective des actions qui prend tout son sens.

Trois types de « couts simplifiés » sont possibles : le calcul d’un taux forfaitaire, d’un montant forfaitaire et d’un coût unitaire standardisé. Sont concernées par l’utilisation des coûts simplifiés les catégories de coûts suivantes : frais de personnel, frais de bureau et frais administratifs et frais liés au montage de projet. Pour le détail de méthode, se référer à la catégorie de coûts concernée.

Conformément à l’article 67, alinéa 4 du règlement (CE) n° 1303/2013 (« Règlement général »), les méthodes des coûts simplifiés ne s’appliquent pas aux projets mis en œuvre uniquement dans le cadre de marchés publics de travaux, de biens ou de services.

 

Version du 16.12.2015