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Les rapports d’activités

Les Rapports de projet[1]

Chaque porteur de projet est tenu de produire deux rapports rendant compte de l’avancement du projet. Cette obligation est inscrite dans la convention de partenariat et la non-production de ces rapports représente un manquement aux obligations contractuelles liant les partenaires de projet à l’Autorité de gestion et les partenaires entre eux.

Les informations contenues dans ces rapports sont différentes de celles déjà fournies dans les demandes de versements transmis à l’Autorité de gestion tout au long de la vie du projet. Le porteur de projet et ses partenaires pourront néanmoins s’appuyer sur ces données pour expliquer ou illustrer leur propos. Ils pourront également profiter des rapports de projet pour apporter des compléments d’informations sur les chiffres ou les résultats mentionnés dans les demandes de versement, ou pour apporter des explications lorsque des écarts entre le prévisionnel et le réalisé semblent apparaître, à la fois sur la mise en œuvre du plan de travail mais également sur l’avancement en terme financier.

Le rapport intermédiaire de projet

Modalités et contenus

Ce document est à compléter par le porteur de projet, avec l’aide de ses partenaires, et à renvoyer sous format électronique à l’Autorité de gestion lorsque le projet atteint la moitié de la durée de la période de réalisation.

Il a pour objet de maintenir le contact entre le programme et le projet, de vérifier si le projet est sur la bonne voie (en ce qui concerne les résultats, le plan de travail, le budget, la communication, les groupes cibles touchés), de vérifier l’intensité de la coopération entre partenaires, de fournir des informations pour la communication et la publicité au niveau du programme, d’identifier les problèmes rencontrés afin d’envisager des solutions avant la fin du projet, et de récolter des informations sur les bonnes et mauvaises pratiques à des fins de capitalisation.

Format du document

La trame du rapport est envoyée par l’Autorité de gestion au porteur de projet. Il s’agit dans un premier temps d’un document MS-Word, qui pourra être par la suite chargé depuis l’application SYNERGIE-CTE. Des annexes sont également à fournir, la liste est indiquée dans le modèle de rapport.

L’Autorité de gestion peut être amenée à demander au porteur de projet des compléments d’information, ou des annexes supplémentaires, si elle estime que le rapport est incomplet ou imprécis.

Calendrier

La date de retour attendu est également notifiée lors de l’envoi de la trame par l’Autorité de gestion.

Le rapport final de projet

Modalités et contenus

Ce document est à compléter par le porteur de projet, avec l’aide de ses partenaires, et à renvoyer sous format électronique à l’Autorité de gestion lorsque le projet est terminé.

Ce rapport doit permettre d’apporter une vue d’ensemble sur ce qui a été réalisé dans le cadre du projet, et inclure notamment des informations pouvant être reprises à des fins de communication et pour les statistiques du programme.

Ce document permet de récolter des informations sur les bonnes et mauvaises pratiques à des fins de capitalisation, notamment dans le cadre de la réflexion portant sur les prochaines périodes de programmation, de promouvoir les résultats des projets au niveau du programme, d’appréhender le caractère durable et transférable au niveau du programme et de la politique communautaire.

Format du document

La trame du rapport est envoyée par l’Autorité de gestion au porteur de projet. Il s’agit dans un premier temps d’un document MS-Word, qui pourra être par la suite chargé depuis l’application SYNERGIE-CTE. Des annexes sont également à fournir, la liste est indiquée dans le modèle de rapport.

Calendrier

La date de retour attendu est également notifiée lors de l’envoi de la trame par l’Autorité de gestion.

L’Autorité de gestion peut être amenée à demander au porteur de projet des compléments d’information, ou des annexes supplémentaires, si elle estime que le rapport est incomplet ou imprécis.

Le rapport final de projet fait partie des documents nécessaires à la clôture du projet. C’est uniquement après la transmission de ces documents à l’Autorité de gestion et leur validation par cette dernière que le solde de fonds européens (FEDER) dû au projet sera versé.

 

 

[1]    Ce chapitre ne s’applique pas, en l’état, à l’appel à microprojets. Sur ce sujet, les porteurs de microprojets sont invités à consulter le manuel du microprojet.

 

 

(version 12.12.2017)