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La vie financière du projet

La vie financière du projet

Remontée des dépenses et livrables réalisés : les demandes de versement

Au fur et à mesure de la mise en œuvre du projet, plusieurs demandes de versement devront être transmises par le porteur de projet à l’Autorité de gestion. Ces demandes de versement permettent à la fois de transmettre et justifier les dépenses réalisées, mais aussi les livrables produits.

Une demande de versement complète est composée des éléments suivants :
• Une demande de versement individuelle (DVi) pour chaque partenaire réalisant des dépenses, y compris pour le porteur de projet, accompagnée des pièces justificatives correspondantes
• Une demande de versement projet (DVp) réalisée par le porteur de projet uniquement pour agréger les dépenses présentées par l’ensemble des partenaires réalisant des dépenses
• Un rapport de livrables réalisé par le porteur de projet, accompagné des pièces justificatives correspondantes

Afin de garantir une consommation régulière des fonds, le porteur de projet et ses partenaires sont tenus de faire parvenir à l’Autorité de gestion au moins deux demandes de versement complètes par an. S’ils le souhaitent, les projets ont la possibilité de convenir avec l’Autorité de gestion d’une fréquence plus importante.
De manière générale, les dépenses du projet doivent être réalisées conformément :
• aux règles d’éligibilité des dépenses applicables au programme ; et
• au budget prévisionnel du projet adopté par le Comité de suivi.

Les différents partenaires s’engagent également à respecter :
– les délais afin d’éviter le risque de dégagement d’office
– l’emploi d’un système comptable distinct pour le projet
– la conservation des pièces justificatives
– La présentation des dépenses via l’application en ligne SYNERGIE-CTE selon le schéma suivant :

Chaque personne chargée de la saisie des dépenses pour le compte d’un partenaire réalisant des dépenses dispose pour ce faire d’un compte utilisateur personnalisé. Un guide de saisie des dépenses et des sessions de formation à l’utilisation du module dédié sont proposés par l’Autorité de gestion aux bénéficiaires.
Une fois les documents « demandes de versement individuelles » et « demande de versement projet » constitués, la partie de la demande de versement relative aux dépenses réalisées est terminée. Avant de pouvoir transmettre à l’Autorité de gestion une demande de versement complète, le porteur de projet devra encore réaliser le rapport de livrables.

 

Contrôle des demandes de versement et paiement des fonds

Le contrôle de premier niveau des demandes de versement consiste à examiner les documents et pièces fournis par le porteur de projet et ses partenaires réalisant des dépenses ainsi qu’à contrôler l’éligibilité des dépenses présentées.
Chaque dépense fait l’objet d’un contrôle dont les résultats sont consignés par l’Autorité de gestion dans l’outil SYNERGIE-CTE.

Ces vérifications administratives peuvent être complétées par des vérifications sur place, menées par l’Autorité de gestion dans les locaux du porteur de projet et/ou d’un ou plusieurs de ses partenaires réalisant des dépenses.

Le cofinancement par le programme (FEDER) intervient exclusivement sous la forme d’un remboursement d’une part des dépenses effectivement réalisées et déclarées éligibles. Le versement des fonds européens (FEDER) intervient sur la base des dépenses reconnues éligibles par l’Autorité de gestion. Le paiement est effectif, dans la mesure du possible, au plus tard dans les 90 jours suivant la transmission de la demande de versement.
C’est l’Autorité de certification qui est chargée de contrôler le caractère complet et exhaustif des vérifications administratives menées par l’Autorité de gestion.
A l’issue de ces différents contrôles, un mandat de paiement est émis par l’Autorité de gestion, puis les fonds européens (FEDER) sont versés par la Paierie Régionale Grand Est au porteur de projet. Charge à lui ensuite de transférer à ses partenaires la part de fonds européens qui leur revient.

 

Clôture financière du projet

Lorsque les fonds européens (FEDER) versés au projet atteignent 80 % du FEDER total programmé pour le projet, l’Autorité de gestion interrompt les paiements. Les dépenses et livrables doivent continuer à être présentées et seront contrôlées par l’Autorité de gestion, mais le versement des fonds correspondants est quant à lui suspendu. Le solde de fonds européens (FEDER) dû au projet sera versé après transmission à l’Autorité de gestion des documents nécessaires à la clôture du projet et après leur validation par l’Autorité de gestion.

Pour permettre la clôture financière du projet, le porteur de projet doit présenter à l’Autorité de gestion le rapport final de projet (voir chapitre « rapports de projet ») et l’état récapitulatif des financements réels du projet.

L’Autorité de gestion vérifie alors que le projet a bien atteint ses objectifs et qu’il ne se trouve pas en situation de surfinancement pour pouvoir verser le solde.