Information Coronavirus
L’équipe du programme a repris un fonctionnement classique à l’issue de la période de confinement, tout un respectant un protocole sanitaire spécifique.
Vos interlocutrices et interlocuteurs habituels sont dans tous les cas joignables par e-mail. Si vous souhaitez un échange de vive voix, pensez à indiquer dans vos sollicitations le numéro de téléphone auquel vous souhaitez être rappelé.
Nos agents disposent par ailleurs de solutions pour organiser des réunions en télé- ou visioconférence avec les porteurs de projets et les partenaires. Plus d’informations sont disponibles sur demande.
Les instances du programme (Groupe de travail, Comité de pilotage microprojets et Comité de suivi) ont repris leurs activités en mai, après six semaines d’interruption. Les réunions prévues se tiennent quelles que soient les circonstances, y compris par voie de vidéoconférence si nécessaire.
Pour connaitre les dates de ces réunions, vous pouvez consulter la rubrique « Calendrier » qui est régulièrement mise à jour.
Le programme a élaboré des procédures spécifiques visant à apporter des solutions d’urgences pour les projets impactés alors qu’ils étaient sur le point de s’achever. Les délais pour intégrer ces dispositifs sont désormais dépassés.
L’équipe reste cependant à votre écoute en cas de difficulté résultant de la crise et impactant votre projet. Qu’il s’agisse de questions de fond ou d’éligibilité de dépenses, pensez à informer vos référentes et référents sans délai de vos problématiques, afin de vous voir proposer des solutions adaptées.
De plus, afin de limiter les impacts négatifs de la crise sanitaire sur le montage et la mise en œuvre des projets et microprojets, le Comité de suivi a adopté une annexe au manuel du programme pour mettre en place des procédures et des conditions d’éligibilité spécifiques durant la période de pandémie de Covid-19. L’annexe au manuel du programme peut être téléchargée dans les deux langues de travail du programme dans la rubrique « Documents et outils »
Vous trouverez ci-dessous un recensement des questions posées à nos services et des réponses apportées jusqu’à présent. Nous vous invitons à les consulter avant de vous adresser à nous.
Veuillez noter que ni les instances du programme, ni les auditeurs ne se sont, à ce stade, prononcés quant à ces prises de position.
L’équipe du programme reste à votre disposition si toutefois les réponses apportées ci-dessous ne devaient pas être suffisamment claires ou détaillées ou si votre problématique ne trouvait pas de réponse dans cette rubrique.
Par principe, oui : tous les délais sont maintenus car notre équipe poursuit son travail à distance.
Vous pouvez évidemment faire remonter vos éventuelles difficultés de respect des délais, en lien avec la situation actuelle, à vos référentes et référents, qui vous proposeront des solutions adaptées à votre situation.
Attention : Si vous envisagez une demande de prolongation due à la crise sanitaire, une procédure et des délais spécifiques s’appliquent (voir question 4).
Oui. Les réunions des instances ont été annulées en mars et avril, mais reprennent à compter de mai, y compris sous forme virtuelle le cas échéant.
L’Autorité de gestion vous enjoint prioritairement à vous conformer aux recommandations émanant des autorités locales et/ou nationales compétentes pour votre aire géographique, afin de limiter les risques de propagation du virus.
Si une telle situation est détectée dans le cadre de votre projet, veuillez en informer vos interlocutrices et interlocuteurs du programme dans les meilleurs délais, en expliquant clairement quelles actions doivent être reportées en lien avec la crise sanitaire actuelle.
L’Autorité de gestion vous invite, dès lors que cela est possible, à vous prémunir d’éventuels désengagements dès la planification de vos dépenses (par exemple : en intégrant une clause spécifique en cas d’annulation lors de vos commandes).
L’Autorité de gestion a mis en place des procédures spécifiques pour le traitement des demandes de prolongation liées à la crise sanitaire. Cette procédure concerne notamment les projets dont la réalisation devait s’achever au premier semestre 2020. Les demandes reçues sont actuellement étudiées.
Pour connaitre les conditions de soumission et d’examen de ces demandes exceptionnelles de prolongation, veuillez consulter nos pages dédiées pour les projets ou pour les microprojets.
Si vous n’avez pas été en mesure de signaler votre demande dans les délais impartis, vous pouvez en informer votre référente ou référent auprès de l’Autorité de gestion.
Ces dépenses seront en principe déclarées éligibles dès lors que vous attesterez, en complément des pièces justificatives habituelles, du fait que l’impossibilité de finaliser l’action prévue résulte directement de la crise sanitaire et que vous aurez essayé par tous les moyens possibles de vous faire d’abord rembourser ces dépenses avant de les présenter à l’Autorité de gestion.
Si cette situation résulte de l’épidémie et que vous n’êtes plus en capacité temporelle d’agir avant la fin de votre projet, l’Autorité de gestion fera preuve de tolérance, sur la base d’un argumentaire à fournir dans le cadre de votre rapport de livrables et rapport final.
Nos équipes ont mis en place toutes les dispositions nécessaires afin que les paiements aux projets et microprojets en cours puissent être effectués. Un allongement des délais est néanmoins possible en raison des circonstances exceptionnelles auxquelles nous faisons face. Si cette situation devait conduire à un risque de problèmes de trésorerie chez l’un ou l’autre des partenaires bénéficiaires de votre projet ou microprojet, veuillez vous mettre en relation avec votre référente ou référent au sein de notre équipe.
Cette page sera mise à jour aussi souvent que nécessaire. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.