Schéma Projet

Étape 1

Remplissage et dépôt du pré-formulaire

Compléter le pré-formulaire qui permet de renseigner le partenariat, d’inscrire le projet dans un des Objectifs spécifiques (OS), de décrire la problématique identifiée et les objectifs fixés pour y répondre, de structurer un plan d’action et d’indiquer les premiers éléments financiers ainsi que la période de réalisation.

Déposer le pré-formulaire, par mail à la personne qui aura été identifiée pour votre projet. Un pré-formulaire est réputé officiellement déposé s’il est complet et traduit dans les deux langues (français et allemand)

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Étape 2

Instruction du pré-formulaire par le Secrétariat conjoint

À compter de la date de réception d’un pré-formulaire, le Secrétariat conjoint (SC)  dispose d’un délai de 4 semaines pour l’examiner. L’examen du pré-formulaire porte non seulement sur les aspects formels mais aussi et surtout sur l’éligibilité de l’idée de projet au regard de l’OS choisi, de sa contribution aux indicateurs de réalisation du programme, de l’intérêt du projet au regard des critères de sélection et d’éligibilité du programme. Après examen, le SC transmet ses remarques au porteur du projet.

S’ensuit un processus itératif où le porteur de projet a plusieurs fois l’occasion de retravailler son idée de projet et de soumettre une nouvelle version du pré-formulaire jusqu’à ce qu’une version finalisée soit arrêtée.

Étape 3

Examen du pré-formulaire par le Groupe de travail

La version finale du pré-formulaire est transmise par le Secrétariat conjoint (SC) au Groupe de travail (GT). Le GT examine l’idée de projet à un niveau technique, en impliquant les services spécialisés dans le domaine qui concerne l’idée de projet. Il rend un avis favorable ou réservé sur le projet, peut dans le 1er cas encourager le porteur de projet à compléter une demande de cofinancement complète (passage à l’étape 4) ou bien de retravailler son idée de projet dans le sens des remarques qu’il aura formulées (dans ce cas retour à l’étape 2).

Dates des prochaines réunions des instances

Étape 4

Réception des accès au formulaire SYNERGIE-CTE

Lorsque le Groupe de travail a rendu un avis favorable sur une idée de projet et encourage le porteur de projet à compléter une demande de cofinancement, le Secrétariat conjoint transmet au porteur de projet ses accès au progiciel SYNERGIE-CTE. La demande de concours communautaire est à compléter en partie en ligne.

Étape 5

Remplissage et dépôt d’une demande de cofinancement

Le porteur de projet, en collaboration avec ses partenaires, élabore la demande de cofinancement en remplissant toutes les parties du formulaire et en transmettant soit par courrier soit par le biais de SYNERGIE-CTE (en fonction des documents), tous les éléments nécessaires.

Étape 6

Instruction de la demande de cofinancement par le Secrétariat conjoint

À compter de la date de réception d’une demande, le Secrétariat conjoint (SC) dispose d’un délai de 4 semaines pour l’examiner. L’examen de la demande de cofinancement porte non seulement sur les aspects formels mais aussi et surtout sur l’éligibilité de l’idée de projet au regard de l’OS choisi, de sa contribution aux indicateurs de réalisation du programme, de l’intérêt du projet au regard des critères de sélection et d’éligibilité du programme. Après examen, le SC transmet ses remarques au porteur du projet.

S’ensuit un processus itératif où le porteur de projet a plusieurs fois l’occasion de retravailler son projet et de soumettre une nouvelle version jusqu’à ce qu’une version finalisée soit arrêtée.

 

Étape 7

Examen de la demande de cofinancement par le Groupe de travail

La version finale de la demande est transmise par le Secrétariat conjoint (SC) au Groupe de travail (GT) pour examen. Le GT examine l’idée de projet à un niveau technique, en impliquant les services spécialisés dans le domaine qui concerne l’idée de projet. Il rend un avis favorable, défavorable ou réservé sur le projet. Dans les deux premiers cas, le GT transmet le projet pour décision au Comité de suivi (étape 8) . Dans le 3ème cas, le GT invite les partenaires du projet à retravailler le projet dans le sens des remarques qu’il aura formulées (dans ce cas retour à l’étape 6).

Les réunions du Groupe de travail ont lieu tous les 3 mois en moyenne.

Dates des prochaines réunions des instances

Étape 8

Décision du Comité de suivi

Le Comité de suivi examine à son tour le projet sur la base des travaux effectués par le Secrétariat conjoint, l’avis rendu par le GT et décide d’approuver ou non le cofinancement sollicité par les partenaires du projet. Sa décision sera rendue contractuelle par la signature d’une convention.

Les réunions du Comité de suivi ont lieu tous les 6 mois en moyenne.

Dates des prochaines instances du programme

Étape 9

Réunion Kick-Off et signature d’une convention de partenariat

Suite à son adoption par le Comité de suivi, les partenaires d’un projet sont invités à une réunion de lancement technique (Kick-off) à l’occasion de laquelle les éléments de la vie financière de leur projet, en lien avec l’Autorité de gestion du programme leur sera expliquée ou rappelés. Dans le même temps tous les bénéficiaires du cofinancement du programme seront tenus d’élaborer avec le Secrétariat conjoint une convention de partenariat, base légale et contractuelle pour pouvoir prétendre à recevoir le financement du programme.

lire la fiche du Manuel sur le démarrage et la convention du projet