La commande publique

Votre structure est soumise aux règles de la commande publique si :

• il s’agit d’une personne morale de droit public
• il s’agit d’un organisme doté de la personnalité juridique créé pour satisfaire spécifiquement des besoins d’intérêt général ayant un caractère autre qu’industriel ou commercial dont :
  • l’activité est financée majoritairement par un pouvoir adjudicateur, ou
  • la gestion est soumise à un contrôle par un pouvoir adjudicateur, ou
  • l’organe d’administration, de direction ou de surveillance est composé de membres
  dont plus de la moitié sont désignés par un pouvoir adjudicateur
• il s’agit d’un organisme de droit privé dotés de la personnalité juridique constitués par des pouvoirs adjudicateurs en vue de réaliser certaines activités en commun
• il s’agit d’un pouvoir adjudicateur, entreprises publiques et organismes de droit privé bénéficiant de droits spéciaux ou exclusifs, qui exercent une activité d’opérateurs de réseaux dans les secteurs de
  • l’énergie (gaz, chaleur, électricité, extraction d’énergie fossile, etc.),
  • de l’eau,
  • des transports
  • et des services postaux

Si votre structure est de droit privé, celle-ci reste soumise à la commande publique dans une certaine mesure du moment qu’elle perçoit des fonds européens. Vérifiez dans les règles de la commande publique si vous êtes dans ce cas de figure.

Vous devez être en mesure d’estimer de manière fine votre besoin, pour pouvoir ensuite choisir la procédure de commande publique qui s’applique au montant estimé.

Seule une documentation de qualité, conclusive et autoportante permet de garantir que vous avez bien estimé votre besoin.

Nous vous proposons un exemple concret qui se présente régulièrement dans nos projets Interreg :

Vous prévoyez d’organiser vingt réunions durant votre projet, qui nécessitent le recours à des interprètes spécialisés.

• Option 1 : Votre organisme dispose d’une politique d’achats structurée et dispose d’une estimation du besoin annuelle pour les différentes catégories d’achats, réalisée en amont du projet. Celle-ci est régulièrement actualisée pour votre organisme dans sa globalité.  
  • Cas n° 1 : Il existe un accord-cadre passé par votre organisme et il convient d’utiliser les contrats existants afin de pourvoir aux besoins du projet par un bon de commande ad hoc.
    • L’estimation du besoin est ici sécurisée et documentée.
  • Cas n°2 : Les prestations attendues ne sont pas couvertes par l’accord cadre existant pour l’interprétation. Dans ce cas, se référer à l’option 2)
• Option 2 : Votre organisme ne dispose pas d’une politique d’achats structurée et le besoin est estimé pour toute la durée du projet en regroupant les prestations similaires :
  • Cas n°1 : Les prix du marché sont connus, car votre structure a déjà eu recours récemment à des interprètes différents et est donc en possession de devis ou de factures.
    • L’estimation du besoin est ici documentée.
  • Cas n°2 : Les prix du marché ne sont pas connus. Il est alors possible de téléphoner à différentes entreprises et demander le prix moyen d’une demi-journée ou d’une heure d’interprétation. Cette pratique s’appelle le « sourcing ».
    • Ces appels doivent être documentés de manière précise.
  • Cas n°3 : Il n’y a pas de connaissance des prix du marché. Il est alors conseillé de demander 3 devis à 3 prestataires différents pour une demi-journée d’interprétation.
    • L’estimation du besoin est ainsi documentée.

Ces différents moyens d’estimer votre besoin vous permettront de connaître la procédure de mise en concurrence à appliquer. L’Autorité de gestion vous demandera comment vous avez estimé votre besoin et vous pourrez fournir les différentes traces de vos recherches (copie de devis/factures précédentes, note écrite retraçant le sourcing, etc.).

La prévention des conflits d’intérêts est un volet majeur de la commande publique. L’Autorité de gestion vous demandera de justifier des mesures mises en place pour éviter les conflits d’intérêts lors de l’attribution de marchés (également en-dessous des seuils européens). Le procès-verbal de la commission d’attribution peut prévoir un encart que les membres signent en attestant n’avoir aucun conflit d’intérêts par exemple.

Nous vous invitons à télécharger le modèle de déclaration d’absence de conflits d’intérêts.

Veuillez noter que l’Autorité de gestion n’établit pas de règles supplémentaires, vous êtes tenus de respecter ces règles du fait de votre qualification en tant que pouvoir adjudicateur ou entité adjudicatrice.

Veuillez noter que si le montant de votre besoin approche d’un des seuils en vigueur, il est recommandé de mettre en œuvre la procédure correspondant au seuil supérieur afin de sécuriser les dépenses, notamment en cas de modification du marché.

Les pièces sont listées en fonction du type de procédure (adaptée, formalisée ou de gré-à-gré). La transmission des pièces justificatives liées à la commande publique dans le cadre de votre projet s’effectue par le biais d’un outil de transfert sécurisé auquel vous donnera accès votre interlocuteur au sein de l’Autorité de gestion. Vous pouvez également le contacter directement afin d’obtenir le lien vers cet outil de transfert.