La procédure de clôture du projet
Le délai de clôture administrative et financière d’un projet varie selon le nombre de partenaires, le budget etc. Veillez à bien conserver tous les échanges avec l’Autorité de gestion après la fin du projet, surtout en cas de changement de personnel.
La première étape consiste à faire parvenir une demande de versement finale à l’Autorité de gestion. Celle-ci a la particularité de comporter des documents supplémentaires à transmettre.
A l’approche de la fin du projet, vous rédigez un rapport final conformément à la trame à saisir dans l’outil Synergie-CTE. La transmission de ce rapport conditionne la recevabilité de la dernière demande de versement. L’Autorité de gestion valide le rapport final dès lors qu’il est considéré complet. Cela lui permet d’avoir un résumé précis des réalisations du projet, de ses résultats, son impact et ses perspectives à l’issue de la période de cofinancement par le programme. Un rappel est adressé quelques semaines avant la fin du projet par votre interlocuteur auprès de l’Autorité de gestion.
Outre le rapport final, la dernière demande de versement doit comporter un état récapitulatif des ressources perçues signé par le représentant légal de la structure pour chaque bénéficiaire partenaire.
Attention : Si des cofinancements de vos partenaires sont conditionnés au montant total des dépenses éligibles, cet état récapitulatif ne pourra être édité qu’après le contrôle de la dernière DV (par exemple : pour les projets sélectionnés dans le cadre de l’appel « Offensive Sciences »). Contactez votre interlocuteur auprès de l’Autorité de gestion si vous avez un doute sur la date de transmission de ce document.
Une fois cette demande de versement finale réceptionnée, la deuxième étape est pour votre contrôleur référent d’effectuer son contrôle. A la fin du contrôle, celui-ci vous accorde un délai exceptionnel d’un mois pour vous permettre de transmettre les derniers compléments d’information aux dépenses restées en attente. Ce délai vous permet également, le cas échéant, de vérifier que vos obligations de communication sont pleinement respectées.
La troisième et dernière étape consiste enfin en la clôture effective du projet. Une fois l’ensemble des documents transmis, l’état récapitulatif complété et le délai d’un mois écoulé, le contrôleur en charge du projet notifie le porteur de projet du montant total accepté. Il vérifie également l’absence de surfinancement, en contrôlant la bonne réception de l’ensemble des cofinancements nationaux du projet.
L’Autorité de gestion génère ensuite un certificat de service fait final qui sert de base au paiement des derniers montants de FEDER octroyés. Il revient au porteur d’effectuer le reversement du solde à ses partenaires et à ceux-ci d’accuser réception du reversement.
Une fois la procédure de clôture terminée, vous recevrez ensuite un courrier indiquant le délai de conservation des pièces. Celui-ci est d’environ dix ans après la réalisation de la dépense.
Consultez la fiche du manuel dédiée à la clôture des projets.